Atenção Plena beneficia seu trabalho e os negócios em geral

Estamos todos juntos neste mundo estressante. Um mundo que está se movendo tão rápido que você não consegue acompanhar tudo e todos.

Quantas vezes por dia você pensa: “Preciso me acalmar” e, antes que perceba, está estressado, ansioso, super atarefado, tendo um péssimo dia, sentindo-se desesperançado, frustrado e  ineficiente?

Mas espere! Existe uma maneira de resolver tudo isso. 

Na verdade, você nem mesmo precisa deixar seu local de trabalho para atualizar seu foco e manter sua grande capacidade de resolver problemas. Aqui está a chave: atenção plena.

Muitas empresas já se abriram para a ideia do mindfulness (atenção plena) e como isso pode beneficiar sua cultura de trabalho e, portanto, os negócios em geral.

E é exatamente isso que mostraremos nesse artigo. Vamos apresentar grandes percepções sobre a atenção plena, a maneira como funciona e quem (além de você e sua empresa) estará sendo beneficiado com isso.

A atenção plena já é praticada em empresas renomadas

Para muitas pessoas, as horas de trabalho tornaram-se confusas e coisas como verificar e-mails fora do horário comercial tornaram-se comuns. Em tempos de pandemia, não só trazemos o trabalho para a casa, mas também trabalhamos nela.

Com essa mudança, o estresse se tornou um risco considerável, não apenas para os funcionários, mas para as empresas em geral. 

Surpreendentemente, de acordo com a Organização Mundial da Saúde, o estresse custa às empresas americanas até US $300 bilhões por ano. Para lidar com esse desafio, mais e mais empresas estão aderindo à atenção plena. 

Você pode pensar na atenção plena como a forma mais fácil e simples de meditação

Basicamente, significa prestar atenção ao momento presente e perceber seus pensamentos sem julgamento. Então, como a atenção plena se relaciona com o trabalho? 

Simplificando, a meditação torna as pessoas aptas a lidarem com seus problemas e desafios no trabalho. A atenção plena tem muitos benefícios, nos quais nos aprofundaremos a seguir. 

Mas o que todos esses benefícios têm em comum é que eles nos tornam mais autoconscientes, treinam nosso foco e aumentam nossa clareza. E todas essas qualidades são valiosas para o local de trabalho.

A atenção plena permite que você se afaste do problema e observe-o para que possa lidar com ele de forma mais objetiva e chegar a soluções com mais facilidade. 

À medida que uma nova geração de empresas começa a entender os benefícios da atenção plena, uma cultura de trabalho consciente está ganhando força. A General Mills, por exemplo, foi pioneira em fornecer treinamento de atenção plena durante o trabalho. 

O treinamento foi iniciado por Janice Marturano, que passou a praticar o mindfulness após lidar com o estresse pessoal e profissional. Logo, centenas de funcionários da General Mills estavam participando, e agora todos os prédios da empresa têm salas de meditação.

A atenção plena afeta nosso comportamento e nosso cérebro

Até a década de 1990, era difícil para os fãs de mindfulness fazerem com que outras pessoas concordassem com tal ideia. Os efeitos que eles estavam experimentando com a técnica não eram quantificáveis ​​e não havia nenhum estudo científico para apoiar a prática.

No entanto, desde a invenção da ressonância magnética funcional ou fMRI — uma tecnologia que pode medir a atividade cerebral através do fluxo sanguíneo, os benefícios da atenção plena podem agora ser comprovados cientificamente.

Usando fMRI, os cientistas podem demonstrar que, quando meditamos, a área do nosso cérebro responsável por pensar sobre nós mesmos se torna significativamente mais calma. 

Experimentos também mostraram que, quando alguém realiza uma tarefa que o faz pensar sobre seus próprios pensamentos ou comportamento (como destacar uma palavra que se descreve em um texto) e, em seguida, faz um exercício de atenção plena, as reações do cérebro a situações semelhantes que envolvem autorreflexão, são gradualmente reduzidas. 

Isso significa que, com o tempo, aqueles que praticam a atenção plena podem diminuir o grau de julgamento, porque seu cérebro passou a ser mais objetivo.

Outro benefício da atenção é que ela molda nossos cérebros

Eles não são estruturas rígidas – um cérebro pode, de fato, mudar muito. Pode ser treinado como um músculo e alterado por processos de pensamentos repetidos. Essa qualidade é conhecida como neuroplasticidade.

A pesquisa mostrou que a atenção plena aumenta a atividade no córtex pré-frontal do cérebro, aumentando nossa bondade e compaixão. Também fortalece nossa espessura cortical – ou massa cinzenta – o que auxilia a função de memória e regulação emocional.

Talvez o achado mais notável, entretanto, esteja relacionado à amígdala. Em situações estressantes, como uma entrevista de emprego ou discussões, nossa resposta de lutar ou fugir é desencadeada pela amígdala. 

Obviamente, esta é uma reação exagerada, pois os dias em que era preciso fugir ou enfrentar e matar um animal predador já se foram. Quando praticamos a atenção plena, a amígdala gradualmente relaxa, a longo prazo, o que nos ajuda a manter o estresse sob controle.

A forma mais popular de treinamento de meditação usada hoje para a redução do estresse é baseada na atenção plena.

À medida que mais estudos e pessoas de destaque como Steve Jobs, começaram a endossar a atenção plena, as pessoas começaram a prestar mais atenção. 

Durante o final da década de 1970, Jon Kabat-Zinn desenvolveu um método chamado Redução de Stress Baseada em Mindfulness (MBSR). O MBSR, independe de qualquer crença religiosa, e se baseia no treinamento da atenção, com o objetivo de se tornar totalmente presente e focar nas sensações físicas do corpo.

Por exemplo, um exercício que envolve perceber se você está sentindo dor em qualquer lugar, ou se partes do seu corpo estão relaxadas. Depois de algumas repetições, você começará a perceber que a dor e o relaxamento não são constantes, mas mudam continuamente de intensidade. 

Desta forma, MBSR treina sua autoconsciência e enfatiza a impermanência das coisas. Aplicado ao estresse, isso significa observar seus pensamentos e reações físicas, para perceber como eles se dissipam.

Ao observar suas reações objetivamente, você aprenderá que nenhuma dor ou estresse dura para sempre. Com o MBSR de Kabat-Zinn, a atenção plena e a meditação entraram na cultura dominante, oferecendo uma solução eficaz para o problema onipresente do estresse.

Praticar a atenção plena aumenta o seu foco

Como vimos, atenção plena consiste em observar seus pensamentos e emoções e decidir em que se concentrar.

Focar em uma coisa de cada vez é muito mais eficiente do que a multitarefa, e a atenção plena é ótima para ajudá-lo a fazer exatamente isso. 

No trabalho, em particular, somos bombardeados com estímulos, como várias telas de computador, que causam distrações perpétuas. Então, como reagimos? Temos a tendência de querer fazer tudo ao mesmo tempo.

No entanto, ao contrário da crença popular, isto não é produtivo. Ficamos pulando freneticamente de uma tarefa para outra. Além disso, a multitarefa adiciona mais oportunidades para sua mente divagar enquanto você considera o que fazer a seguir. 

É muito mais eficaz descobrir em que ordem as coisas devem ser realizadas e, em seguida, resolver uma coisa de cada vez. Digamos, por exemplo, que você comece a pensar no que fazer a seguir, no seu trabalho. 

Pensamentos como “preciso comprar mantimentos” ou “preciso confirmar um horário com meu cliente”, começarão a aparecer, porque também estão na sua lista de tarefas.

Felizmente, à medida que a atenção plena desenvolve seu foco, a sua capacidade de direcionar sua atenção lentamente se torna automática, então, saber como evitar que sua mente persiga todos os pensamentos que você tem, significa que você será menos facilmente distraído.

Mas como você treina sua atenção? bem, seja na sua mesa, em um jogo de basquete ou conversando com um colega, você deve observar seus pensamentos para que possa voltar ao seu foco.

Estar atento cultiva a compaixão

Você já notou que as pessoas que praticam a atenção plena parecem não apenas serem mais calmas, mas também são mais gentis e abertas?

Isso ocorre porque a atenção plena nutre um senso de auto compaixão e conexão com os outros. Conforme você aprende a observar suas emoções sem julgamentos, você começará a ver que sentimentos como frustração, por exemplo, são naturais, e que todos nós temos um dia ruim de vez em quando.

Depois de atingir esse nível de compaixão, você sente uma sensação de alívio ao aprender a aceitar as emoções negativas e a se abrir para a alegria e a empatia. 

À medida que se desenvolve, isso começa a se irradiar para as pessoas ao seu redor, permitindo que você se relacione com seus problemas e emoções de uma forma mais empática e sem julgamentos. 

Isso pode ser referido como um senso de humanidade comum ou conexão social. Esse sentimento de conexão com os outros pode ser fortalecido por meio de uma meditação especial chamada bondade amorosa, que envolve desejar a si mesmo felicidade e proteção.

Confira: 

Meditação – Gerenciando emoções difíceis

Meditação – Gerenciando a dor

Meditação – Completamente Presente

Ao treinar esses sentimentos em relação a si mesmo, você pode começar a desejá-los para as pessoas ao seu redor, outras pessoas que você conhece e, finalmente, todas as pessoas do mundo.

Algumas pessoas veem a compaixão como algo suave ou fraco, mas na verdade o torna mais forte. Significa estar mais atento aos sentimentos dos outros e querer evitar que sintam dor. 

Por exemplo, quando a Vanessa Scott trabalhava na farmácia, ela sempre costumava ficar estressada e até agressiva quando a loja ficava muito movimentada.

Mas, praticar a atenção plena mudou sua perspectiva e ela começou a ver os telefonemas  dos médicos e clientes ansiosos por atendimento como uma oportunidade de ajudar, o que aumentou sua resiliência, em vez de ser uma isca para uma situação difícil.

A atenção plena nos torna mais conscientes dos nossos próprios sentimentos e dos dos outros. Por causa disso, ajuda a nos tornar mais tolerantes, amorosos e gentis.

A liderança consciente envolve todas as qualidades de um grande líder

O que faz um bom líder? Força? Empatia? Foco estratégico? Infelizmente, a maioria dos líderes não incorporam tais qualidades, raramente ouvem seus funcionários e deixam de comunicar seus objetivos.

Contudo, esse não é o caso de líderes conscientes. Líderes conscientes respondem aos desafios com mais facilidade, porque estão mais focados em seus objetivos. 

Eles estão cientes de suas próprias emoções e objetivos, reconhecem o que está acontecendo ao seu redor e ouvem com atenção. Por causa disso, eles estão mais posicionados para tomar decisões com base na honestidade e na compaixão.

Além disso, os líderes conscientes dividem os desafios em partes gerenciáveis ​​e, como resultado, administram seu tempo de maneira mais eficaz, produzindo resultados benéficos para todos os envolvidos. Líderes que não praticam a atenção plena tendem a ficar estressados ​​quando confrontados com uma tarefa urgente e repassam esse estresse para seus funcionários. 

Um líder atento tentará separar a tarefa do estresse e atribuí-la a um funcionário que seja hábil em lidar com esse assunto específico.

Além de delegar com eficiência, os líderes conscientes atuam como modelos, estimulam a compaixão e têm a coragem de mudar os princípios da empresa quando necessário. É exatamente assim que inspiram seus funcionários a assumir mais responsabilidades.

Eventualmente, essa abordagem positiva causa um efeito cascata e motiva os funcionários a iniciar outras inovações e mudanças sociais. 

A atenção plena é muito mais do que seguir uma tendência e ganhar dinheiro com isso

Como acontece com qualquer tendência, sempre haverá pessoas que entram na onda, ansiosas por lucrar, e sempre haverá céticos.

Claro, algum ceticismo sobre o uso e os efeitos da atenção plena é justificado. Na verdade, alguns críticos têm motivos para pensar que os motivos espirituais ou compassivos por trás das práticas de atenção plena estão sendo capitalizados e explorados.

Embora nem todas as críticas sejam justificadas, os fundamentos da prática – como desenvolver a compaixão – estão se tornando cada vez mais diluídos. Por exemplo, algumas aulas ensinam mindfulness apenas como uma técnica terapêutica ou para aumentar a produtividade no local de trabalho, infelizmente deixando de lado a compaixão. 

Esta forma diluída da prática tornou-se conhecida como McMindfulness – um uso rápido e superficial da atenção plena como uma ferramenta.

Além disso, à medida que a atenção plena aumenta a consciência das emoções, ela pode levar a uma luta emocional, pois as emoções que há muito foram reprimidas começam a vir à tona. Não se trata apenas de se tornar feliz, como alguns acreditam; trata-se de lidar com todas as emoções.

Como vimos, a atenção plena pode ter uma série de efeitos positivos. No entanto, ainda é uma técnica que requer prática e os professores certos. 

Precisa saber por onde começar?

Caso ainda não conheça, Vanessa Scott e seu podcast Meditações Pura Energia Positiva (top Podcast  no Brasil, número 1 em todo Brasil em 2020) é uma ótima dica para você! Pioneira no Brasil iniciando seu trabalho em 2016, onde muitos ainda não sabiam dos benefícios transformadores da meditação. 

Expanda sua consciência! Saiba mais clicando aqui!

O que você, advogado, faz depois de uma reunião com um possível novo cliente? Já ouviu falar em “follow-up de vendas” para fechar novos contratos? Sabe o que é e por que é tão importante? Descubra mais sobre o assunto acompanhando o texto até o final!

O que dizem os números

A maior parte dos fechamentos não acontece no primeiro, nem no segundo, terceiro ou quarto contato. Pesquisas demonstram que cerca de 80% dos casos de sucesso ocorre entre o quinto e sétimo contato! Sim, é isso mesmo!

60% dos clientes dizem não quatro vezes antes de dizer sim. No entanto, 48% dos vendedores nunca fazem, sequer, o segundo contato.

Os números usados neste artigo são de estatísticas da área de vendas, pois não existem pesquisas específicas para advogados. Mas se pensarmos na atuação advogados, é fácil perceber que não se usam técnicas legais de prospecção na área da advocacia. Aliás, os advogados tem dificuldade de visualizar a advocacia como um negócio e não gerenciam seus escritórios como uma empresa.

Pois bem, advogado, é um grande erro desistir nos primeiros contatos para investir energia em novos potenciais clientes.

Como fazer follow-up para conquistar um novo cliente?

Seguem algumas sugestões:

a) Ligue ou compareça à reunião no horário especificado e combinado com a pessoa. Não telefone ou apareça de surpresa: 42% das pessoas dizem se sentirem mais incentivadas a negociar se o contato ocorrer em um horário que estiverem “abertas” à conversa;

b) Dê espaçamento entre os contatos. Quando o que se oferece é algo mais caro e que depende de uma maior relação de confiança, como os serviços advocatícios, o “namoro” costuma ser mais longo e os contatos mais espaçados: 20% das vendas comuns dependem de um contato superior a 12 meses, para se ter uma ideia;

c) Responda às dúvidas do potencial cliente rapidamente: 35 a 50% das pessoas fecham com o fornecedor que responde primeiro;

d) Ouça mais, fale menos. Isso favorece uma conexão emocional com a outra parte (lembrando que contratar é uma ação movida pela emoção e não pela razão).

Por exemplo, quando for conhecer uma nova empresa, interesse-se pela história do empreendimento, pergunte sobre o mercado dos serviços vendidos, interesse-se pelos procedimentos internos e casos de sucesso da empresa, ao invés de apenas expor teses jurídicas. Quase 60% das pessoas sentiriam-se mais encorajadas a fechar um negócio se não se sentissem pressionadas ou incomodadas;

e) Treine algumas respostas para contornar alguns tipos de objeções prontamente,

f) Utilize alguma ferramenta de controle de follow-up (como, por exemplo, software jurídico que permita gerenciar os contatos com potenciais clientes).

Temos a tendência a pensar que fizemos mais contatos ou que o fizemos há menos tempo do que a realidade. Além disto, é importante manter o histórico e evolução dos contatos para não ser repetitivo ou omisso.

fonte: Hubspot

A arte de conquistar novos clientes envolve bom senso, envolvimento, paciência e organização. Com a cadência adequada é possível aumentar a sua carteira de clientes de uma forma saudável e nos limites do Estatuto de Ética e Disciplina da advocacia.

Sobre o autor

Marco Livoti trabalhou durante os últimos 20 anos em multinacionais do setor de máquinas agrícolas, tais como JF, Vermeer, Storti e CLAAS, nas quais atuou como gerente de comércio exterior, abrindo e capacitando concessionários em mais de 44 países.

Hoje é treinador, coach e palestrante, tendo como carro-chefe o programa de treinamento intitulado “Vendedor do Futuro”, destinado a incrementar a performance de equipe de vendas.

Para conhecer mais sobre o trabalho do Marco, acesse seu site clicando aqui!

Este texto é destinado aos profissionais que estão iniciando a jornada do empreendimento e irão prestar seus serviços jurídicos a partir de um próprio negócio. Citaremos dois pontos relevantes para análise: a estrutura física e o mindset que você cria para sua empresa! Confira.

Estrutura do escritório de advocacia

Qual a estrutura ideal para o meu negócio? Devo investir em um imóvel de alto padrão? Devo me posicionar em uma localização central? Depende do perfil do seu cliente.

De nada adianta ter um escritório luxuoso, em um bairro elegante, se a sua clientela for de pessoas humildes e que dependem de transporte público para chegar ao local.

Caso os clientes sejam de diferentes níveis ou você prefira reduzir as despesas do seu negócio, é possível utilizar-se de salas de trabalho e de reuniões em coworkings.

O Tribunal de Ética e Disciplina da OAB-SP já se manifestou em algumas ementas sobre a legalidade da utilização de coworkings da OAB, desde que atendidos os limites do Estatuto da OAB, tais como:

• Eventuais arquivos e computadores devem ser isolados e de uso restrito dos advogados;
• As salas de reunião devem garantir o total sigilo e confidencialidade;
• O cliente deve ficar o mínimo possível na recepção conjunta;
• As ligações telefônicas devem ser direcionadas diretamente ao advogado ou para uma central de recados que apenas o advogado tenha acesso.

(Fonte: ementa 4.951/2017, TED OABSP)

Leia: Melhorando a produtividade no trabalho

Missão

Muito se ouve falar sobre planejamento estratégico de negócios. Você, empresário, sabe me dizer qual a missão do seu empreendimento?

A missão é o objetivo do negócio, ou seja, o motivo de sua existência. Assim, todo o planejamento e decisões da empresa devem ser avaliadas se atingem a missão.

Parece algo óbvio, mas em meio às alucinantes tarefas do dia a dia, algumas decisões equivocadas podem ser tomadas em descompasso com a missão do negócio. Quer um exemplo singelo? Digamos que uma empresa tenha como missão a educação financeira de pessoas alheias ao mercado financeiro.

A contratação de um profissional com ótimo conhecimento técnico do mercado financeiro, mas que não tenha aptidão pedagógica, vai totalmente de encontro com a missão da empresa.

Assim, nunca se perca da missão da sua empresa. Submeta todas as suas decisões ao fim maior do seu negócio. Você pode compartilhar a missão da sua empresa ou do negócio dos seus sonhos? Deixe um comentário abaixo!

Sobre o autor

Marco Livoti trabalhou durante os últimos 20 anos em multinacionais do setor de máquinas agrícolas, tais como JF, Vermeer, Storti e CLAAS, nas quais atuou como gerente de comércio exterior, abrindo e capacitando concessionários em mais de 44 países.

Hoje é treinador, coach e palestrante, tendo como carro-chefe o programa de treinamento intitulado “Vendedor do Futuro”, destinado a incrementar a performance de equipe de vendas.

Para conhecer mais sobre o trabalho do Marco, acesse seu site clicando aqui!

 

Sobre produtividade no trabalho em casa:

Comecemos com duas premissas. Primeira: o que chamamos aqui de “produtividade” é um conceito relativo e elástico. É relativo ao tempo, pois mede a quantidade de trabalho (e resultado) relevante, direcionado à propósitos e metas claramente pré-estabelecidos, executado em 8 horas do dia.

É elástico porque tarefas individuais com prazo definido raramente terminam antes do mesmo, pois tendemos a expandir o trabalho para terminá-lo próximo à data limite.

A chamada “síndrome do estudante” mostra, por exemplo, que alunos frequentemente atrasam tarefas com data-limite.

Tais conclusões fazem parte de estudos científicos conduzidos pelo matemático Cyril Parkinson, a quem se atribui da notória “Lei de Parkinson”, acima sintetizada.

Observa-se que, independentemente de quantas coisas existam sob nossa responsabilidade, tendemos a concluí-las.

Isto explica a frase “se você quer que algo seja feito, dê para alguém ocupado”. De fato as pessoas ocupadas são melhores em gestão de tempo: como elas estão realizando mais, seu trabalho não está expandindo indefinidamente para preencher o tempo não-ocupado.

 

Formação do manifesto pessoal

Quando temos um manifesto, tendemos a ser coerentes com o mesmo, e com nossas ações e estratégias, estabelecendo uma linha reta com nossos objetivos.

Assim, perdemos menos tempo envolvidos em atividades que se encontram fora desta pirâmide. Que não nos levam mais perto dos nossos objetivos.

E conseguimos ser mais produtivos, concentrando-nos nas ações que estão alinhadas às estratégias (que definem o “como” chegar às metas), que por sua vez estão alinhadas aos objetivos.

Esta é o que chamo “Pirâmide da produtividade”, ilustrando o conceito acima exposto:

Um manifesto bem elaborado tipicamente contém valores e missão pessoal, analogamente ao que as empresas elaboram para manter a coesão e comprometimento da equipe.

Segue o meu manifesto, somente para fins ilustrativos:

“Impactar positivamente no sucesso dos meus clientes, por meio de empreendimento focado na difusão de conteúdo científico relevante em vendas, por meio de uma rede de especialistas, internacionalmente, por um preço justo, com a visão de ser um dos educadores corporativos mais reconhecidos da América Latina até 2025.”

Note que este manifesto preenche os requisitos SMART para estabelecer metas claras e concisas. São eles:

Specific (Específica): “difusão de conteúdo científico relevante em vendas”

Measurable (Mensurável): “um dos educadores corporativos mais reconhecidos da América Latina”

Attainable (Atingível): “por meio de uma rede de especialistas, por um preço justo”

Relevant (Relevante): “Impactar positivamente no sucesso dos meus clientes”

Time based (Temporal): “até 2025”

Estamos falando de gestão do tempo nesta aula. Ora, pode perguntar-se o aluno, o que o exposto acima tem a ver com produtividade? A resposta reside na necessidade de questionamento constante antes da execução de todas as tarefas diárias em termos de relevância.

Em síntese, perguntar-se constantemente ao longo do dia: “esta tarefa está me levando mais perto dos meus objetivos, ou é só uma distração?” Tal repetição cria por consequência um hábito, que se praticado com consistência, leva o aluno a um alto nível de produtividade.

Entende-se portanto a importância de estabelecer o propósito, por meio do manifesto escrito, para gerir melhor o tempo: conseguir priorizar as atividades segundo as metas pré-estabelecidas, e questionar-se continuamente sobre tal alinhamento, garantindo consistência de resultados.

Afinal, para um barco sem rumo, qualquer porto é destino. E não é isso que você quer para sua vida.

 

Estabelecendo prioridades

A matriz abaixo se inspira na consagrada Matriz de Eisenhower.

34º presidente americano, Dwight Eisenhower foi o comandante das tropas aliadas à Normandia na II Guerra Mundial. Uma operação complexa e envolvendo milhares de soldados de várias nacionalidades.

Ele elaborou a matriz para ajudar as tropas na gestão da operação, baseando-se no pressuposto que “raramente algo urgente é também importante, e algo importante é também urgente”.

 

PLANEJAMENTO – N.U. I . (primeiro quadrante)

N.U.I. – NÃO URGENTE, MAS IMPOR TANTE

Todas as atividades programadas, e que se alinham diretamente ao nosso propósito. Que nos conduzem para mais perto de nossos objetivos.

Tarefas que, quando terminamos de realizar, temos a sensação de satisfação pelo dever cumprido. Nesse sentido, as quatro prioridades básicas de um bom profissional são:

Este curso é um ótimo exemplo de atividade NUI. Você se programou para fazer esse curso. É algo relevante para sua carreira profissional.

E como todas atividades NUI, nos levam em direção aos objetivos contribuem para o real desenvolvimento pessoal. Outros exemplos são:

desenvolver relacionamentos relevantes;

investir tempo de qualidade para planejamento estratégico, de médio e longo prazo;

fazer as visitas médicas de rotina (ex: check-up no cardiologista);

manutenção preventiva;

especialização e preparo profissional por meio de conteúdo relevante;

exercícios físicos (150 minutos por semana, no mínimo);

programar férias com a família;

atender clientes importantes;

estabelecer parcerias.

Regra básica a ser notada neste campo: cada minuto investido em preparação nos economiza dez na execução.

Isso significa também que uma pessoa planejadora não desperdiça tempo em retrabalho. Ela faz uma vez só, e bem feito.

 

PROBLEMAS – U. I . (segundo quadrante)

U.I. – URGENTE E IMPORTANTE

Composto de atividades que devem ser executadas imediatamente, e que não tem um prazo.

Tipicamente se encontram neste quadrante a emergências, problemas que necessitam de atenção imediata, e que não mais permitem programação. Por exemplo, uma tese de conclusão de curso deixada para a última hora.

A diferença do NUI, quando nos encontramos no UI já não há mais condições de planejar, e realizar a atividade com serenidade.

Fica somente uma sensação de stress no final, ao contrário do que se experimenta na esfera do NUI, que é satisfação pela tarefa realizada.

Veja o caso do check-up do coração programado. Esta é uma atividade recorrente é extremamente importante (saúde).

Após ser realizada, dá uma sensação de alívio e dever cumprido. Se você esquecer, não planejar ou procrastinar e tiver um infarto, a visita ao cardiologista passa a ser urgente.

Normalmente terminamos por gravitar na esfera UI por falta de planejamento.

Ainda exemplificando, se você não estudou para fazer sua tese de conclusão de curso com antecipação, passará por stress na madrugada anterior ao prazo final, provavelmente comprometendo a qualidade do trabalho.

 

INTERRUPÇÕES – U.N.I. (terceiro quadrante)

U.N.I – URGENTE, MAS NÃO IMPOR TANTE

Tipicamente composto pelas interrupções. Quando um assunto for urgente para o outro, raramente é urgente também para você.

O outro nos interrompe porque (e sempre quando) o “autorizamos” a entrar em nosso espaço, em função da nossa própria ausência de barreiras e limites. Em síntese, quando não temos agenda, viramos a agenda do outro.

As interrupções representam um fator de improdutividade relevante, porém facilmente administrável por meio do uso de técnicas, simples, práticas e relativamente fáceis de aplicar, dependendo do nível de comprometimento do aluno com sua auto-gestão.

São elas, ilustrativamente e não exaustivamente:

eliminar TODAS as notificações no celular (ex. Whatsapp, redes sociais e emails) exceto agenda;

eliminar TODAS as notificações no computador (ex. pop-ups do Outlook, exceto agenda);

negociar horários de foco com membros da equipe de trabalho e familiares (no home office);

usar ferramenta para indicar que está ocupado (ex. “bolacha de rodízio” vermelha de um lado e verde do outro);

tenha “blocos de respostas” ao longo do dia: horários do dia dedicados a responder mensagens e e-mails. Negocie os mesmos com clientes importantes e equipe de apoio, criando canais de emergência para assuntos que exigem ação de forma urgente;

use aplicativos para gerenciar chamadas entrantes e outras interrupções, medindo o tempo de uso em atividades de distração (apps que utilizam o “método pomodoro”, Forest, Motorola Assist, Google Assistente);

faça reuniões em pé: quando sentamos para uma reunião tendemos a ocupar mais tempo.

 

DISTRAÇÕES – N.U.N.I. (quatro quadrante)

N.U.N.I – NÃO URGENTE E NÃO IMPOR TANTE

Consiste em distrações, que devemos simplesmente eliminar. Se você chegou até aqui entenderá, até intuitivamente, que desperdiçar um recurso tão valioso e escasso quanto o tempo é algo incabível para quem se preocupa com produtividade no trabalho.

Conforme sugere a figura abaixo, 70% das nossas atividades devem gravitar em torno da área NUI da matriz. Lembrado que, no longo prazo, estas atividades são exatamente as que levam ao sucesso de uma pessoa.

Atividades UI e UNI devem representar 20% e 10%, respectivamente. Atividades NUNI devem ser simplesmente eliminadas, como sugerido acima.

CONCLUSÃO

QUANDO SE FALA EM GESTÃO DO TEMPO, DE FATO ESTAMOS FALANDO EM GESTÃO DE SI MESMO:

Dos próprios hábitos e comportamentos diante das tarefas. Uma atitude questionadora passa a ser marca registrada das pessoas altamente eficazes.

Elas questionam a todo momento se a tarefa diante de si tem relevância do ponto de vista do alinhamento com interesses maiores.

Adquirem o hábito de questionar-se, continuamente direcionando as próprias ações ao atingimento das metas.

 

Texto adaptado do e-book “Produtividade no Trabalho em Casa”, de Marco Livoti.

 

Sobre o autor

Durante os últimos 20 anos, trabalhou em multinacionais do setor de máquinas agrícolas, tais como JF, Vermeer, Storti e CLAAS, nas quais atuou como gerente de comércio exterior, abrindo e capacitando concessionários em mais de 44 países.

Hoje é treinador, coach e palestrante, tendo como carro-chefe o programa de treinamento intitulado “Vendedor do Futuro”, destinado a incrementar a performance de equipe de vendas.

Para conhecer mais sobre o trabalho do Marco, acesse seu site clicando aqui!