Diagnóstico de gestão estratégica?

O primeiro passo de qualquer ação em gestão de um negócio já em andamento, precisa ser um diagnóstico.

Se não foi possível fazer um plano de negócio prévio ou ele já empoeirado, o diagnóstico é o espelho do negócio como ele é, e sem essa fotografia, qualquer mudança é inútil. Toda empresa deve fazer um periodicamente. Conhecimento é poder!

Então, vamos lá. O que é feito em um diagnóstico de gestão estratégica?

Cada negócio é único. Mesmo que existam centenas de concorrentes. Assim, não há receita de bolo. Infelizmente? Não mesmo! Isso significa que a equipe responsável pelo seu diagnóstico vai conhecer você, sua equipe, sua empresa, seu negócio, por dentro e por fora.

Saber exatamente quais os seus pontos fortes e os seus pontos fracos, e não os de sua área, mas os seus. Que só existem porque você é quem você é.

Ao final do diagnóstico você tem uma fotografia exata de como sua empresa funciona e como ela se situa nas complexas relações que um negócio tem com o mercado, seus fornecedores, seus clientes, o governo e sua equipe interna.

Você é eficiente? Seu negócio é viável?

São perguntas difíceis e as respostas nem sempre são fáceis de encarar, mas, sem elas o fracasso é iminente.

É preciso saber para poder decidir! O primeiro passo de qualquer ação em gestão de um negócio já em andamento, precisa ser um diagnóstico.

Se não foi possível fazer um plano de negócio prévio ou ele já empoeirado, o diagnóstico é o espelho do negócio como ele é, e sem essa fotografia, qualquer mudança é inútil. Toda empresa deve fazer um periodicamente pois conhecimento é poder!

Muitas empresas partem do “achismo” de sua gestão atabalhoada e nada estratégica, e já saem fazendo ações sem qualquer embasamento real. No meio do caminho descobrem que tem um incêndio muito mais importante para apagar no caminho, ou descobrem que o dinheiro gasto não está dando resultado nenhum, e vai tudo por agua abaixo…

É um desperdício… E muitas vezes custa o seu negócio. É indispensável se conhecer para que sua empresa possa corrigir os erros e planejar o futuro com segurança!

Como é desenvolvido o Diagnóstico

Embora cada trabalho seja desenhado especialmente para o cliente, como todo projeto, o desenvolvimento de uma análise se desenvolve em alguns passos, e o plano de trabalho deve englobar os quatro pontos principais:

  • Levantamento dos procedimentos da empresa – Visão geral

Este levantamento terá por objetivo identificar os principais procedimentos operacionais que se relacionam com as áreas que usam o sistema de gestão, com foco na sua gestão e no uso do sistema de gestão atual, nos seguintes departamentos:

  1. Direção;
  2. Contabilidade, Fiscal e Custos;
  3. Financeiro;
  4. Compras e recebimento;
  5. Faturamento e expedição;
  6. Produção e almoxarifado;
  7. Tecnologia da informação.
  • Levantamento dos procedimentos específicos da Contabilidade, Fiscal e Custos

É preciso saber exatamente qual a composição do custo total, muitas vezes super simplificado pelas administrações quando calculam seus preços e tomam suas decisões de gastos.

Diversas vezes o resultado surpreende ao demonstrar que nem mesmo os custos variáveis são são cobertos, mas na maioria das vezes os custos de estoque e administração revelam itens nunca considerados e que podem significar a diferença entre o sucesso e o fracasso do empreendimento.

  • Matriz SWOT

Cada negócio tem os seus pontos forte, pontos fracos, ameaças e oportunidades. Mas é difícil agir sem saber quais são. A análise SWOT é fundamental para a tomada de decisões como expandir ou reduzir a operação e até mesmo mudar de área, posicionamento ou negócio.

  • Elaboração do “diagnóstico da gestão de processos administrativos”

É preciso entender como a sua empresa funciona. Quais as sutilezas, quais os riscos, quais as dinâmicas entre as pessoas: equipe, diretoria, fornecedores, clientes e concorrentes. Para isso é necessário saber quais os procedimentos executados no dia a dia da empresa.

Muitas são as barreiras e fraquezas que encontramos, na parte administrativa, financeira, comercial, logística, recursos humanos, contabilidade, fiscal, tributária e marketing.

Na realidade o DIAGNÓSTICO EMPRESARIAL, que é uma excelente ferramenta de gestão empresarial, vai, além de responder a tudo isto e muito mais, lhe oferecer subsídios para que você mesmo, ou com a ajuda de terceiros, seus colaboradores e algum conhecimento além de muito comprometimento, a resolver, senão todos, uma boa parte de todos os problemas que a sua empresa possa estar passando neste momento.

Ao final, você terá respondidas questões como:

  • Se você receber uma fiscalização hoje, você está preparado?
  • Se um colaborador seu for dispensado e entrar na Justiça do Trabalho, você está tranquilo?
  • Você sabe, exatamente, qual é o seu lucro mensal?
  • Você sabe, exatamente, qual a sua sobra de caixa no dia?
  • Você sabe qual é o ponto de equilíbrio de sua empresa?
  • Toda a documentação da sua empresa está absolutamente em ordem, tem certeza disto?
  • Todas as obrigações legais estão sendo cumpridas de acordo com a legislação?
  • Através do seu balanço mensal você está fazendo todas as análises financeiras e econômicas possíveis?
  • Com certeza o seu controle de estoque está absolutamente em dia, não é mesmo?
  • Com base nos anos anteriores você sabe exatamente quanto cresceu este ano, certo?
  • Na última reunião de capacitação de seus colaboradores você foi cordial quando disse que as metas vão ter que, obrigatoriamente, serem atingidas com seus clientes?
  • Qual a avaliação que os seus clientes tem da sua empresa?

Em seguida você terá condições de desenvolver um PLANO DE AÇÃO para que possa direcionar seus esforços para o futuro e garantir resultado financeiro, retorno do seu capital investido e segurança, tendo tomado decisões baseadas em dados reais!

Então, é só prosperar!

 

Sobre a autora

Denise de Holanda é fundadora da Holanda Empresarial, instituição que há mais de 5 anos auxilia empreendedores no processo de crescimento no mercado.

Para conhecer mais sobre da empresa, clique aqui!

Em tempos de pandemia devido ao COVID-19, a instabilidade no mercado econômico mundial é evidente, o que nos deixa de orelha em pé quanto ao potencial efeito avassalador no cenário empresarial.  

  • Monitore os riscos da empresa! Isso garante que ela esteja preparada caso alguma crise aconteça. O ideal é não esperar que o momento crítico surja e se estabeleça, mas sim, simular possíveis cenários de crise e planejar as devidas ações para lidar com a situação; 
  • Estabeleça um plano de continuidade do negócio, para que os processos essenciais para o seu funcionamento não sejam afetados; 
  • Repasse as informações sobre a crise em tempo real e de forma exata para que nenhum dado seja distorcido e abra espaço para especulações. Isso garantirá que a empresa passe confiança à sociedade; 
  • Tente agir de forma rápida, para que a crise não afete sua reputação e rentabilidade; 
  • Identifique oportunidades de recuperação. Sair de uma crise por meio de uma oportunidade fortalecerá a reputação da empresa e garantirá confiança de todos.

Mesmo que na prática talvez nem seja preciso tomar decisões drásticas, é imprescindível que as empresas não façam cortes largos em investimentos, reduzindo a produção e cortando postos de trabalho, pois existe um custo elevado. 

Portanto, antes de tomar qualquer atitude, vale a pena analisar com cuidado cada ação a ser implantada. Fique atento aos dados financeiros, verifique a posição do estoque, evite o excesso de horas extras e cuide bem da contabilidade, não misturando as contas pessoais com as da empresa.

FIQUE LIGADO!

O gerenciamento de crise é uma metodologia que tem por objetivo blindar as empresas de todas as adversidades que podem causar impactos negativos, atingindo não somente a estrutura financeira, como a sua imagem no mercado.

O objetivo é desenvolver um conjunto de ações aptas a solucionar de forma eficiente determinados momentos de desequilíbrio. Na maioria das vezes, as empresas acabam enfrentando consequências graves por não ter um planejamento antecipado e não se preparar para um eventual colapso. 

 

Sobre a autora

Denise de Holanda é fundadora da Holanda Empresarial, instituição que há mais de 5 anos auxilia empreendedores no processo de crescimento no mercado.

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O Brasil é o país onde as empresas mais gastam horas para cumprir todas as obrigações fiscais entre os 178 países analisados no estudo do Banco Mundial divulgado em 2017. Uma empresa industrial no Brasil gasta, em média, cerca de 1.950 horas por ano para apurar e cumprir as obrigações tributárias.

Sabe o que isso significa? Que 100% dos seus esforços durante quase 3 meses do ano não são riqueza gerada para você, empresário, mas para a “máquina” pública.

A complexidade tributária no Brasil envolve cerca de 85 obrigações (entre impostos, contribuições e taxas) provenientes de 27 estados e mais de cinco mil municípios com legislações diferentes. Isso torna literalmente inviável realizar a gestão tributária da sua empresa sem o apoio de ferramentas de TI, de forma que o cumprimento das obrigações não seja mais um problema na fila interminável do operacional, e sim, uma solução.

Como assim, “cara pálida”?

Entregar obrigações e cumprir alíneas de parágrafos de incisos dos artigos de milhares de normas em vigor (ufa!) é realmente relevante dentro do mapa de riscos que sua empresa pode correr, mas a maior contribuição da tecnologia está em proporcionar à empresa a visão completa sobre o desempenho tributário e os impactos que os pagamentos de tributos representam para os negócios.

Aí, entramos no “pesadelo” da escolha e implantação dos ERPs – Enterprise Resource Planning – mais conhecidos como Sistemas de Gestão, e, que, pasmem, geralmente não são sistematizados. Sem trocadilhos. Portanto, calma na hora de definir em que ferramentas investir seu suado dinheirinho.

Neste panorama de agonia sem fim, nós vamos ajudar a clarear um pouco como você pode ajudar sua empresa a gerar inteligência tributária.

1- Fluxograma Fiscal 

O primeiro passo é caseiro e não exige nada avançado. É uma das principais ferramentas, pois organiza a rotina de trabalho das equipes em torno do atendimento dos prazos legais que a empresa precisa cumprir com o Fisco. Além disso, também tem a função de garantir a guarda dos arquivos fiscais eletrônicos pelo prazo desejado.

2- Validador Fiscal

Solução com mais de 90% de automatização do processo de recebimento fiscal, realiza a gestão das inconsistências do processo de fornecimento e gestão dos arquivos XML de NF-e e CT-e. As vantagens da ferramenta para as empresas são: redução do custo operacional; redução tempo de processos e redução das perdas do processo de compras e redução no risco de autuações e multas junto à Receita Federal.

3- Gestão de Fretes

Possibilita a realização de controles complementares aos sistemas de fretes de mercado alinhando as informações da fatura de frete, nota fiscal e o CT-e. Com isso, a empresa pode melhorar seu resultado ao evitar o pagamento indevido de fretes, por cobranças de notas ainda não transportadas, notas ou fretes emitidos contra outras empresas, em duplicidade, cancelados ou inutilizados.

Além disso, permite maximizar os créditos tributários ao garantir o efetivo aproveitamento dos créditos de transporte e reduzir o custo operacional no recebimento e conferência dos documentos de frete.

4- Validador Reinf 

Possibilita a completa visão dos serviços tomados e prestados, exigidos por essa nova obrigação. Com uma interface amigável e completa, os registros podem ser gerados no Portal REINF de modo manual ou por meio de importação de dados (independente de ERP).

Desta forma, agiliza o processo de atendimento da obrigação e desburocratiza processos internos com área de TI. Além disso, também disponibiliza relatórios que podem ser extraídos sobre cada um dos registros (EXCEL), tornando mais fácil as conferências dos dados que devem ser entregues ao FISCO.

O Portal REINF ainda conta com dashboards, onde são apresentados os Totais de Impostos Retidos e/ou Destacados, como também os TOP 10 Prestadores e Tomadores de serviços. Possui ainda a visão de valores por período que possibilita a análise sazonal dos serviços ou até mesmo os valores constantes, entre outros.

5- Auditor SPED

Valida as obrigações acessórias entregues pela empresa ao fisco, identificando erros de escrituração, cálculo de tributos e inconsistência entre as diversas obrigações. Analisa cerca de 15 mil regras para verificação e cruzamento das informações.

Também deve ser capaz de realizar auditoria das obrigações acessórias fiscais e contábil; conciliação entre as obrigações acessórias correlatas, comparando informações fiscal e contábil; conciliação entre as obrigações fiscais (SPED e EFD) e os arquivos XML dos fornecedores; geração de planilhas para conferência de apuração de tributos (ICMS, IPI, PIS/COFINS); geração de parecer de auditoria personalizado de acordo com a necessidade do cliente.

6- KPI’s

Todo trabalho realizado com as soluções deve ser traduzido em KPIs (indicadores) operacionais, táticos e estratégicos, que permitem identificar oportunidades de aumento de EBITDA, de redução de carga tributária para a empresa, além de avaliar o impacto sobre o resultado e apoiar a gestão do compliance fiscal da companhia. Sempre utilizando as informações que hoje as empresas já entregam normalmente ao Fisco.

7- Se for possível, tenha alguma ferramenta de BI (Business Intelligence)

Ou monte DASHBOARDS a partir dos relatórios do seu sistema. A grande maioria das pessoas é visual, portanto, informações em textos ou planilhas intermináveis jamais serão assimilados com a mesma eficiência de gráficos e ícones.

E por fim, talvez o mais importante:

8 – EXCEL !!!

Achou que ia se livrar dele? Jamais. Nem o queridinho da vez (e reconhecidamente fantástico) Power BI vai conseguir dispensar o tratamento de dados no Excel.

Sabe o que mais você vai precisar? De alguém que se ocupe de analisar essas informações e preparar a empresa para tomar decisões. Em tempo hábil. Com clareza e certeza dos dados.

Portanto, meu caro empreendedor, lembre-se que nenhum sistema se opera sozinho. É preciso aliar boas pessoas à boas ferramentas. Sempre!

 

Sobre a autora

Denise de Holanda é fundadora da Holanda Empresarial, instituição que há mais de 5 anos auxilia empreendedores no processo de crescimento no mercado.

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Nos últimos anos, e, em 2019, em especial, muito se ouviu falar sobre compliance e a necessidade de aderir a um Programa de Integridade que, em suma, consiste na observância pelas empresas da legislação incidente em suas respectivas áreas de atividade.

Traduzindo para a prática, o programa se trata de uma construção específica de relevantes instrumentos de gestão empresarial que, além de reduzir riscos ao negócio, trazem segurança e transparência nos seus atos, permitindo rever e/ou maximizar os seus processos e os seus resultados.

Mesmo? Mas porque se fala em Compliance anticorrupção e em Compliance Regulatório?

No Brasil, a primeira norma especificamente atribuída ao Compliance foi a Lei n. 12.846/2013, que, por seu conteúdo específico, ganhou o apelido de “anticorrupção”. Algum tempo depois começou-se a discutir o objetivo de “regularidade” do termo em inglês “to comply” que traduzido o mais próximo possível em português, resultou nesse viés.

Ocorre que “regularidade” significa aderir às normas externas, obrigatórias, mas também às internas, de gestão e cultura de cada empresa! No cenário em que as empresas costumam enfrentar pressões enormes em um ambiente cada vez mais competitivo, rever e melhorar resultados já é a cereja do bolo.

Mas, em época de pandemia, essa cobrança se intensificou ainda mais, onde concorrentes têm tempos de resposta cada vez mais rápidos em inovação e lidamos com alterações constantes nos requisitos legais, políticos, culturais e técnicos.

Para apimentar mais as coisas, leis e práticas de negócio em outros países e culturas também impactam na operação das empresas cada dia mais, reforçando que as organizações necessitam reconsiderar o modo com que encaram seu nível de gestão.

Aí entra o GRC

que, aqui na Holanda Empresarial, nós implantamos como Governança – Riscos e Controladoria, porque Controladoria e Compliance são indissociáveis na gestão moderna. O GRC oferece mecanismos para controlar o modo como as empresas operam. Uma abordagem integrada de GRC possibilita que as empresas gerenciem os requisitos de riscos e conformidade relacionados com práticas ambientais, processos, parceiros de negócio, políticas internas, assim como com atividades financeiras, operacionais, de TI e de todos os outros aspectos da empresa.

É claro que todas as atividades do negócio envolvem riscos resultantes de incertezas. Entretanto, somente aquelas empresas que estão preparadas para responder aos riscos ativamente podem desenvolver estratégias que resultarão em sucesso para suas organizações. Logo, riscos precisam ser gerenciados e mitigados.

Portanto, em tempos difíceis e incertos, é PRIMORDIAL saber os riscos envolvidos no negócio, procurando reconhecer os processos para que se possa utilizar mecanismos de controle e mediação para saná-los.

Quer saber mais, falar com a gente ou vir tomar um café com a gente? Nosso número para contato via ligação ou WhatsApp é: (62) 4141-1053. Estamos a disposição para qualquer dúvida ou auxílio!

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Sobre a autora

Denise de Holanda é fundadora da Holanda Empresarial, instituição que há mais de 5 anos auxilia empreendedores no processo de crescimento no mercado.

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Seguro de extrema importância, popular em outros países e ainda pouco praticado no Brasil, trata-se de um seguro de vida, destinado a proteção dos sócios de uma determinada empresa, tendo como principal beneficiário do seguro a própria entidade. Tem como objetivo a proteção financeira, administrativa e operacional da empresa no caso do falecimento de um dos de seus sócios.

Para elaboração deste trabalho é importante estabelecer procedimentos que resguardem a empresa em relação à compra das cotas societárias de seus respectivos herdeiros.

Os custos referentes a esse processo são pouco impactantes ao fluxo de caixa da empresa, tendo um custo-benefício de extrema relevância. Vale lembrar que o pagamento do seguro pode ser feito pela própria empresa ou por cada sócio.

A realização deste trabalho deve ser elaborado por uma empresa competente, imparcial e especializada para garantir qual o melhor desenho, visando atender a necessidade da empresa e de seus sócios.

 

Sobre o autor

Murilo Campos é consultor de seguros há 8 anos, especialista em seguros corporativos, grandes riscos, pessoas e benefícios.

Para conhecer mais sobre o trabalho do Murilo, entre em contato:

Celular/WhatsApp: 62-98161-2604
E-mail: murilo@mabelcorseguros.com.br