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Divisão de tarefas para escalar seu escritório de advocacia

Divisão de tarefas para escalar seu escritório de advocacia
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Qual gestor não tem o interesse de ver seu escritório escalando? 

Nessa expectativa, muitos líderes acumulam demandas e não contam com suas equipes de uma maneira saudável e produtiva. Esse comportamento pode trazer vários danos ao longo do tempo, como esgotamento emocional, resultados ruins e um time desmotivado.

Para o crescimento da empresa, o ideal é estabelecer a divisão de tarefas a partir de um plano de ação e acompanhar o desempenho do negócio como um todo.

Contar com o talento de seus colaboradores trará mais tempo disponível para se dedicar de forma estratégica às atividades que realmente precisam de sua atenção.

Se você é um líder ou gestor que atua no mercado jurídico por meio de um escritório ou sociedade de advogados, essa leitura é especialmente para você!

Veremos como a implementação de divisão de tarefas é um fator essencial para a expansão empresarial que você deseja. 

Estrutura organizacional

Tudo começa com a forma escolhida para alocar as pessoas na empresa. O mais indicado é fazer a definição de cada departamento com seus respectivos cargos e funções. 

A partir dessa separação, a análise de desempenho individual e por setor pode ser otimizada, o que aumenta a eficiência do time com o passar do tempo.

Há vários tipos de estruturas organizacionais, e a mais indicada para negócios modernos que querem empoderar suas equipes, é a estrutura horizontal

Por meio dessa organização, os colaboradores do escritório sabem quais são suas demandas pré-definidas e se desenvolvem com autonomia. 

Gestão de tempo

Ter a habilidade de gerenciar melhor o próprio tempo é uma soft skill muito apreciada em ambientes que atuam com alta performance. 

Podemos afirmar que a gestão do tempo está intimamente ligada ao sucesso de um escritório de advocacia. É por meio dela que líderes e gestores conseguem espaço em suas agendas para executar ações que têm o potencial necessário para alavancar o negócio.

Aqui, listamos algumas tarefas que podem ser encaixadas na rotina de um tomador de decisões que gerencia bem o seu tempo:

  • Busca de novas oportunidades no mercado, observando áreas de atuação que estão em destaque;
  • Produção de conteúdos de valor para quem acompanha o escritório no meio digital (redes sociais, Youtube e site);
  • Análise da base de dados internos para pensar em novas possibilidades de vendas para carteira de clientes, mitigação de riscos e demais exercícios que podem melhorar os resultados do escritório.

Proximidade com a equipe 

Conhecer os talentos que você tem à disposição, facilitará a divisão de tarefas dentro do escritório. Aproveitar determinada aptidão é uma sacada estratégica que o bom gestor deve ter.

Além do mais, as pessoas alocadas em atividades onde possuem maior talento, conseguem concluir projetos com mais rapidez, sem a necessidade de vários reajustes ou mudanças de prazos.

Um segundo olhar interessante que a proximidade com a equipe traz, é poder identificar momentos de insatisfação em relação ao ambiente de trabalho. 

Estimular um colaborador desmotivado se torna uma questão para a maioria das empresas. Contudo, o líder que se dedica ao engajamento com seu time e constrói relações de confiança, com certeza se sairá melhor nesse tipo de situação!

divisão de tarefas entre equipe de um escritório de advocacia

É importante saber delegar tarefas e estabelecer ambientes colaborativos.

Delegação de tarefas

Abra mão de algumas atividades. Esse é o momento de confiar na equipe (olha aqui a confiança novamente) e deixar que cada um execute sua tarefa. 

Quem delega se livra da sobrecarga e consegue direcionar o seu olhar para ações mais estratégicas. 

A premissa é a seguinte: mantenha o operacional com colaboradores que podem entregar o melhor nessa performance, e concentre-se no tático e estratégico, onde seus know-hows serão melhor aproveitados.

Saiba que a delegação de tarefas é uma das características de um bom líder. Para auxiliar, monte um controle (como os checklists) e eventualmente acompanhe as demandas do seu pessoal.

Apoio de softwares e demais automações

É praticamente impossível nos dias de hoje, gerir um negócio sem utilizar bons softwares. Foi-se o tempo em que tudo era feito por planilhas e mais planilhas.

Há muitos recursos tecnológicos existentes na área da advocacia, oferecidos por meio das chamadas legaltechs e lawtechs, que disponibilizam soluções para os diferentes departamentos que compõem um escritório de advocacia.

Algumas das possibilidades são:

  • controle de processos judiciais;
  • elaborações de peças e petições;
  • controle de produção;
  • controle de prazos processuais;
  • assinatura eletrônica de documentos;
  • controles financeiros (honorários, contas a pagar, notas fiscais, etc);
  • posicionamento digital e marketing jurídico para prospecção de clientes;
  • CRM (gerenciamento de novos leads e negócios), entre outros.

Essas são somente algumas das atribuições desses softwares. Por fim, não podemos deixar de citar a segurança das informações e cultura data-driven que tais sistemas de automação podem proporcionar para o escritório de advocacia.

Análise de desempenho

Quem vê a delegação de tarefas como algo necessário para melhorar a produtividade, sabe que a etapa de análise de desempenho é tão importante quanto. 

Ao acompanhar o desenvolvimento dos projetos e atividades, é possível identificar gargalos e pontos de melhoria a serem trabalhados.

Falhas fazem parte do processo e não devem ser demonizadas. Ao diagnosticar algum erro, busque a solução em conjunto com o seu colaborador, evidenciando o ambiente colaborativo que beneficia a todos. 

Conclusão

Agora você já sabe mais sobre como fazer uma divisão de tarefas para escalar o seu escritório de advocacia. 

Planeje-se junto com todo o time para estabelecer as mudanças necessárias, visando um único objetivo: a expansão do seu negócio jurídico. Demonstre como esse feito pode beneficiar todos os membros da equipe. 

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